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organizacionpowerpoint UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MEXICO FACULTAD DE FILOSOFIA Y LETRAS POSGRADO EN BIBLIOTECOLOGIA Y ESTUDIOS DE LA INFORMACION

Seminario de Análisis Documental La organización documental como sistema complejo Profesora: Doctora Georgina A. Torres V. Alumno: Alejandro Hernández González

NOVIEMBRE 2011 ABSTRACT El presente estudio pretende establecer la relación de un Sistema de Organización Documental con los sistemas complejos. Su finalidad es lograr una comprensión de la naturaleza del orden documental bajo este punto de vista. La primera parte analiza el impacto de las nuevas disciplinas emergentes en el //corpus// de cualquier sistema de clasificación bibliográfica. Asimismo, se enlistan los elementos involucrados en un sistema de clasificación bibliográfica, y se comparan las características de un sistema complejo enunciadas por Paul Cilliers relacionadas con el comportamiento de un Sistema de Clasificación Bibliográfica. Se consideran principalmente las ideas de Ramiro Lafuente y de González Casanova para establecer en primera instancia una argumentación encaminada a dilucidar la naturaleza de los sistemas de clasificación y también su evolución a partir de la misma evolución de las disciplinas científicas y artísticas. Finalmente, se analiza el entorno que circunda a este Sistema, y se muestra someramente el Estado del Arte con respecto a los sistemas complejos enfocados a los Sistemas de Clasificación Bibliográfica, concluyendo que no es un campo lo bastante amplio para establecer una lectura comparada, pero cuyos resultados pueden ayudar a dilucidar la evolución de cualquier Sistema bibliográfico. Palabras clave: Organización Documental, Sistemas Complejos, Interdisciplinariedad, Clasificación Bibliográfica, Paradigma. LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL COMO SISTEMA COMPLEJO Los sistemas de clasificación bibliotecológica tienen una capacidad de sistematización de los documentos cuya finalidad es poner en orden un universo heterogéneo. (Lafuente, 1993) González Casanova afirma, por su parte, que las clasificaciones sirven para ordenar el pensamiento y las cosas. A menudo, dice, las divisiones aparecen como conjuntos borrosos (fuzzy), pero su interacción con los catalogadores obliga a estos a reformular sus esquemas de clasificación e incluir nuevas categorías y subcategorías útiles. (González Casanova, 1996) Surge la pregunta acerca del desarrollo de las ciencias y las humanidades. ¿Hacia dónde se orienta la evolución de las disciplinas científicas y de las artes? Hay en efecto una reconceptualización y reorganización en los diferentes campos del conocimiento, lo cual deriva en el surgimiento de nuevas disciplinas, producto de la investigación interdisciplinaria. González Casanova menciona que la interdisciplina, como relación entre varias disciplinas es una de las soluciones para el problema de la unidad del ser y el saber, o la unidad de las ciencias, la técnica y las humanidades con el conjunto cognoscible y construible de la vida y del universo. Esto es, la tendencia va encaminada hacia la búsqueda de la relación de las partes con el todo, de lo particular con lo universal (González Casanova, 2004). Lo anterior es resultado de un cambio de paradigma, un cambio en las viejas divisiones del trabajo intelectual que ahora exige que el científico posea una visión general del universo y la especialización en su propio campo de conocimiento. Esto repercute en un cambio en el concepto del mundo, en una revolución científica (Kuhn, 1971). La organización documental, por tanto, apoyada en el sistema de clasificación bibliográfica, tiene forzosamente que reflejar dicho //imago mundi//, e inclusive reservar números de clasificación para aspectos de determinada disciplina que no emergen todavía. (Podría hablarse, en este caso, de un mecanismo de equilibrio del sistema de clasificación semejante a la homeostasis) Acervo, sistemas de clasificación, reglas de catalogación, listas de encabezamientos de materia, catalogadores y sus operaciones, son elementos del sistema de clasificación bibliográfica. Cada uno de las partes actúa e interactúa, estableciendo redes y subsistemas dentro del propio sistema, que lo hace complejo. Por ejemplo, la aparición de fenómenos no controlados. Uno de ellos viene a ser lo que ejemplifica González Casanova como límites borrosos entre una categoría y otra, así como las intersecciones entre dos o más categorías. Además, existe el problema de las categorías emergentes y las que se hallan en proceso de extinción. Y categorías tabú que no se incluyen, y otras categorías, éstas engañosas y desestructuradas, que se incluyen (González Casanova, 1996). Todo lo cual tiene un trasfondo ideológico que torna complejo el sistema de clasificación. Siguiendo las ocho características principales de un sistema complejo enunciadas por Paul Cilliers (Cilliers, 2005), puede establecerse un paralelismo entre los sistemas complejos y los sistemas de clasificación: Existe asimismo un feedback positivo, que señala el aumento en la distancia entre el entorno y el sistema, lo cual aumentaría los efectos de aquél sobre éste, que derivaría en un cambio radical del sistema. En los sistemas de clasificación bibliográfica, el modelo del feedback pudiera estar representado cuando una nueva disciplina no contemplada en cualquier esquema de clasificación exige que la versión de éste código se actualice, reduciendo de esta manera la distancia entre el tema y el número de clasificación. Otra opción, más inmediata, para reducir esta distancia consiste en dar de alta el nuevo tema como encabezamiento de materia y suplir con esto el vacío en el sistema. El esquema input/output de los sistemas abiertos se puede corresponder con la clasificación de los diversos documentos que ingresan a una biblioteca, los cuales se someten a un análisis bibliográfico (input) para hallarles acomodo dentro de un esquema de clasificación determinado y un lugar físico en la colección (output). Churchman define este esquema como insumo/producto. Desde esta perspectiva, los insumos vienen a constituir el proceso técnico necesario que dará como resultado una signatura topográfica (producto) para representar los libros que se incorporarán al acervo. El medio ambiente del sistema es el conjunto de factores y condiciones que no están bajo el control de los administradores del sistema. El medio ambiente determina cómo opera el sistema. (Churchman, 1973) Luhman, por su parte, menciona que entre sistema y entorno hay una diferencia de complejidad; esto es, el entorno de un sistema es siempre más complejo que el sistema mismo. Cada organismo, cada máquina, cada formación social, afirma, tiene siempre un entorno que es más complejo, que ofrece más posibilidades que las que el sistema puede acoger, procesar, legitimar (Luhman, 1996). Cabe mencionar que dentro de cada sistema aparecen fatalmente subsistemas; podría nombrarse el ejemplo de un Departamento de Organización Documental con sus áreas de adquisiciones y proceso físico. Quijano define el entorno, o medio ambiente, como el conjunto de objetos, personas, funciones y organizaciones que, al cambiar en sus atributos e interrelaciones afectan al sistema y organizaciones; cuyos atributos, a su vez, pueden ser cambiados por la conducta del sistema. (Quijano, 2007) A este respecto, póngase el caso de una reestructuración en las actividades de este hipotético Departamento de Organización Documental, que obligara a algunos elementos el personal a desempeñar actividades adjuntas o a modificar las preestablecidas. Se tiene entonces que las condicionantes externas; es decir, el entorno del sistema de organización documental, es básicamente el universo de la información y del conocimiento (la cultura), por un lado, y el usuario real y potencial de las unidades de información (la sociedad), por el otro. Pero también la propia evolución de las disciplinas científicas y artísticas, que exigen que las herramientas del catalogador: esquemas de clasificación, reglas de catalogación y listas de encabezamientos de materia o tesauros, se modifiquen. Podemos mencionar cuatro elementos básicos que se hallan presentes en el sistema de la organización documental: Los usuarios aparecen aquí como //stakeholders// o involucrados, y también como beneficiarios, como razón de ser del proceso documental. Un aspecto importante que hay que considerar es que los diferentes sectores de una sociedad requieren distintos tipos de información, pero además las necesidades de información de una comunidad considerada como un todo difieren de las de cada miembro en particular. En este sentido, el universo de las necesidades de información de los usuarios se vuelve complejo. La información como segundo elemento es la materia prima del catalogador, por medio de la cual va a formar el Catálogo, que otorgará coherencia a la colección. Pero a condición de que la información así procesada llegue sin ambigüedades al usuario. Es aquí en donde el trabajo del catalogador será decisivo para que el usuario satisfaga sus necesidades de información. Es decir, una correcta labor de análisis bibliográfico determinará el buen éxito en la asignación de encabezamientos, puntos de acceso y notación bibliográfica (número de clasificación y número de Cutter). En tercer lugar, aparece el bibliotecario como decisor, planificador y actor en el proceso de organización documental, utilizando las herramientas (esquemas de clasificación, reglas de catalogación, listas de encabezamientos o tesauros) y recursos (su propia pericia técnica y su bagaje cultural) para la organización documental. La literatura hispanoamericana y mexicana no ofrece documentos directamente relacionados con el objeto de investigación planteado. Sin embargo, hay algunas aproximaciones al tema. En México, Ramiro Lafuente ha estudiado los sistemas de clasificación en su obra clásica //Los sistemas de clasificación bibliográfica//, de índole meramente teórica, en donde menciona que los Sistemas de Clasificación Bibliográfica “organizan un universo de objetos, conceptos o registros”, constituyéndose en sistemas lógico simbólicos. Al igual que González Casanova con su concepto de interdisciplinariedad, Lafuente está consciente de que en ocasiones un tema determinado no cae dentro de ningún número de clasificación; o bien puede quedar inscrito en notaciones muy dispares sin riesgo de error. (Lafuente, 1993) La investigadora argentina Susana Soto confronta asimismo la relación entre la cambiante estructura del conocimiento y la estabilidad de los sistemas de clasificación. Desgraciadamente, su ensayo es muy breve y carece de profundidad. (Soto, 1982) La Dra. Emilia Currás, en España, es quien ha teorizado más directamente acerca de la explosión informativa, intentando su comprensión mediante la teoría de sistemas. En //La información en sus nuevos aspectos//, la Dra Currás aplica el enfoque sistémico a las Ciencias de la Documentación (Bibliotecología, Archivología y Documentación, de acuerdo con la autora), estableciendo que la disciplina es un sistema dinámico. Lo peculiar de su interpretación es que considera a la información como energía dentro de este sistema. En //Ciencia de la Información bajo postulados sistémicos y sistemáticos//, recopila sus escritos sobre teoría de sistemas y Bibliotecología. En el capítulo “Enfoque sistémico de la organización documental”, de hecho el trabajo más directamente relacionado con el tema del presente trabajo, entiende a la clasificación documental como un método de clasificación dual en tanto ordena ideas como objetos. Relacionando la clasificación documental con la teoría de sistemas, y tomando como punto de partida la naturaleza dual clasificatoria, la Dra. Currás establece que es un sistema complejo con dos subsistemas: la idea, relacionada con el tema; y el objeto, relacionado con el documento. Y enumera una serie de características de la clasificación documental: flexible y evolutiva para poder adecuarse a los cambios sociales; abierta y dinámica; nítida, es decir sin ambigüedades, aunque en ocasiones sean inevitables. Por otra parte, los límites de este sistema se definen en función de su utilidad: ordenar documentos según su temática (universo de la idea) y estructura física (universo del objeto). La complejidad del sistema de clasificación es resultado de los factores de espacio y tiempo que lo afectan. Pero además, como menciona Gonzàlez Casanova, la interdefinibilidad de las disciplinas científicas. La literatura anglosajona y europea no muestra documentos relacionados con la organización documental con enfoque sistémico. Sin embargo, existe en ella la preocupación hacia la organización y representación de la información en el contexto de la Internet, introduciendo los conceptos de //Semantic Web// y //Folksonomy.// Por ejemplo, Jens-Erik Mai apunta hacia la idea de que la organización de la información y del conocimiento no solamente debe involucrar a los profesionistas de las ciencia de la Información, sino que debe realizarse de una forma colaborativa con los usuarios de la información misma. En cierto sentido, su planteamiento concuerda con las disquisiciones de Susana Soto y Ramiro Lafuente, quienes aconsejan el diálogo con el usuario para determinar los puntos de acceso a los documentos, aunque aquí la novedad es que es el usuario mismo quien, por medio de las llamadas Folcsonomías (Folksonomies), establece el orden documental. (Mai, 2011) Por su parte, Torkild y Martin Thellefsen, desde el campo de la Semiótica y de la Organización del conocimiento, afirman que el conocimiento es independiente de los documentos que lo representan. Esto es, que el conocimiento es capaz de existir como una estructura socio-cognitiva, independientemente de que sea impreso en documentos. Además, el conocimiento no es estático: es provisional. El significado de los conceptos se forma a través del uso y la experiencia de los actores en un campo de conocimiento, y en sus intentos por satisfacer el conocimiento que se necesita en dicho campo. Asimismo, abordan la relación entre un concepto y un término relacionado, explicándolo de esta forma: el término relacionado interpreta y significa ciertos aspectos del concepto al cual se refiere, y lleva las mismas cualidades que este concepto. Todo esto bajo la idea de la llamada Semiótica de la Terminología. (Thellefsen, 2011) Especial atención merece Cilliers, quien ha investigado sobre la naturaleza de los sistemas complejos y del conocimiento. A través de un discurso semántico, dice de él que es algo que puede ser coherentemente comunicado, que es siempre contextualizado y tiene una dimensión temporal y un componente narrativo, por lo cual es necesariamente incompleto. (Cilliers, 2006) En conclusión, con excepción de la Dra. Currás, en la bibliografía consultada no hay un estudio relacionado con la organización documental desde un enfoque sistémico. Sin embargo, los hay acerca de la naturaleza de la información y del conocimiento, que pueden servir para establecer un fundamento teórico para el presente trabajo. Se discute asimismo el impacto de la Internet y de la evolución de las disciplinas científicas y artísticas como entorno del problema-fenómeno planteado, todo lo cual redunda en la complejidad de los sistemas de clasificación y en la propia organización documental. BIBLIOGRAFIA Bertalanffy, Ludwig von. Teoría General de los sistemas. México: Fondo de Cultura Económica, 1976 Castro Escamilla, Minerva. La complejidad de la bibliotecología: teoría o práctica. En: [] (Consultado en junio 2011) Churchman, C. West. El enfoque de sistemas. México: Diana, 1973. Cilliers, Paul. Knowing complex systems. In: Managing organisational complexity. Greenwich: Information Age Publishing, 2005 Cilliers, Paul. . Knowing complex systems: the limits of understanding. (2006) En: [|www.wkdialogue.ch] (Consultado en junio 2011) Currás, Emilia. // La información en sus nuevos aspectos. // Madrid: Paraninfo, 1988 Currás, Emilia. //Ciencia de la información bajo postulados sistémicos y sistemáticos// Madrid: Edición Personal, 2008 González Casanova, Pablo. Clasificaciones //y Definiciones: notas para un bibliotecario//. En: Investigación Bibliotecológica, vol. 10 no. 20, ene.-jun. 1996   González Casanova, Pablo. Las nuevas ciencias y las humanidades. Barcelona: Anthropos, 2004
 * 1) “Poseen un gran número de elementos que en sí pueden ser simples”. Los números de clasificación por sí solos representan un tema dentro de cierta disciplina.
 * 2) “Los elementos interactúan dinámicamente intercambiando energía o información. Aunque sólo algunos elementos interactúen con otros pocos, los efectos de esta interacción se propagan a todo el sistema”. Los números de clasificación se hallan ordenados jerárquicamente, estableciéndose relaciones de coordinación, subordinación y superordinación entre sí.
 * 3) “Las interacciones son no-lineales”. Es decir, el comportamiento de los elementos, en este caso los números de clasificación, no puede predecirse
 * 4) a partir de esquemas sencillos, sino que debe tomarse en cuenta el sistema como un todo.
 * 5) “Hay muchos giros de retroalimentación (feedback loops) directa e indirecta”. Luhman menciona en su teoría el modelo de feedback o retroalimentación, que introduce una disposición del sistema cuando se produce una distancia considerable en el entorno y que obliga al sistema a reaccionar para lograr la estabilidad. (Luhman, 1996) Como en el fenómeno de la homeostasia o mantenimiento del equilibrio en el organismo vivo; por ejemplo, la termorregulación en los animales de sangre caliente. (Bertalanffy, 1976)
 * 1) “Son sistemas abiertos; esto es, intercambian energía o información con su entorno y operan en condiciones lejanas al equilibrio”. Los sistemas de clasificación interactúan constantemente con el entorno al adecuar sus relaciones jerárquicas al desarrollo de las disciplinas artístico-científicas.
 * 1) “Tienen memoria, no localizada en un sitio específico, sino distribuido a lo largo del sistema. Por lo tanto, poseen historia, lo cual es de vital importancia para el comportamiento del sistema”. Sucede que en los sistemas de clasificación hay notas explicativas relativas a números de clasificación en desuso, y a su utilización en ediciones anteriores, por ejemplo.
 * 2) “El comportamiento de este tipo de sistemas está determinado por la naturaleza de sus interacciones, no por lo contenido dentro de sus componentes. Ya que las interacciones son ricas, dinámicas, retroalimentadas, y sobre todo no lineales, el comportamiento del sistema como un todo no puede predecirse a partir de una inspección de sus componentes”. Es decir, no existe determinismo. Podría tomarse de ejemplo el proceso de clasificación de una obra cuyo tema no cae dentro de un número específico, sino que oscila entre dos números contiguos y a veces bastante dispares, y cuya asignación dependerá del criterio del clasificador.
 * 3) “Los sistemas complejos son de adaptación. Pueden reorganizar su estructura interna sin la intervención de un agente externo”. Los sistemas de clasificación reorganizan su estructura desde dentro del propio sistema.
 * 1) Los usuarios y sus diferentes perfiles de necesidades de información.
 * 2) La información.
 * 3) El bibliotecario.
 * 4) Herramientas y recursos para la organización documental.

Kuhn, Thomas S. La estructura de las revoluciones científicas. México: Fondo de Cultura Económica, 1971. Lafuente López, Ramiro. Los sistemas bibliotecológicos de clasificación. México: UNAM, 1993 Luhman, Niklas. Introducción a la teoría de sistemas. Lecciones publicadas por Javier Torres Nafarrete. México: Universidad Iberoamericana, 1996 Mai, Jens-Erik. //Folksonomies and the new order: authority in the digital disorder//. In: Knowledge Organization, vol. 38 nr. 2 (2011)   Quijano Solis, Alvaro. Aceptación de las tecnologías de información y cambio organizacional: propuesta metodológica para su planeación en una biblioteca académica. Tesis doctoral. México: UNAM, 2007 Soto, Susana. Los conflictos de la clasificación. En: //Boletín bibliotecológico de La Plata// no. 2 (1981-1982) == Thellefsen, Torkild y Martin. //Knowledge Organization in a Pragmatic and Semiotic Perspective// En: [|www.academia.edu.au] (Consultado en junio 2011)GeyerCasanova ==