El+cuadro+de+clasificación-+concepto,+tipos+y+estructura.

= = **El cuadro de clasificación: concepto, tipos y estructura. **

//**Por: Guadalupe Mireya Reyes Olvera**// **Resumen**

En el presente trabajo se pretende dar a conocer la concepción del cuadro de clasificación, su estructura y funcionalidad dentro de un archivo documental. El cuadro de clasificación es una herramienta imprescindible para la organización de los documentos que se generan y reciben en toda institución. Los esquemas de clasificación de acuerdo con sus características, pueden ser: orgánicos, funcionales y orgánicos-funcionales. La elaboración de los cuadros de clasificación va a depender de las características de la institución que haya producido el conjunto de documentos. Su estructura se va a reflejar de forma jerárquica en grandes grupos: fondo (s), secciones, subsecciones y series documentales.


 * Palabras clave: ** Archivo, cuadro de clasificación, agrupaciones documentales, institución, funciones.

El archivo, se constituye por los documentos generados y recibidos en una institución (pública o privada) en el ejercicio de sus funciones y actividades, según sus objetivos, normas y procedimientos. Por lo tanto, esas funciones y actividades al ser plasmadas en un documento serán reflejadas en el fondo documental como secciones, subsecciones y series documentales; al integrarlas en un cuadro de clasificación, debemos respetar en todo momento los principios archivísticos que definen estas agrupaciones, con el fin de agrupar los documentos jerárquicamente según el nivel al que correspondan.

Al respecto, Antonio Á. Ruiz Rodríguez, nos aconseja considerar las divisiones de la totalidad del fondo, integrar la documentación en las secciones y subsecciones de la institución, además, estudiar sus funciones y actividades. Para conocer las funciones y actividades, las podemos identificar a través de leyes y normas institucionales, la historia de la institución, las normas de organización, manuales de administración y la diplomática aplicada a los documentos. (Ruiz, 1995; 49)

El cuadro de clasificación es el resultado de dos operaciones archivísticas: la clasificación y la ordenación del archivo; además, se define como el primer instrumento de descripción del fondo documental, de su precisión y exactitud depende: el conocimiento del fondo, la organización del archivo y la información al usuario. Los cuadros de clasificación pueden ser útiles en fondos públicos y privados. (Ruiz, 1995; 48)

Ma. Paz Martín-Pozuelo, afirma que, hablar de cuadro de clasificación es sinónimo de enunciar qué es en realidad, “un sistema de clasificación”. Agrega además que, el cuadro de clasificación se convierte en pieza fundamental de la doctrina archivística e instrumento fundamental del archivista, al mismo tiempo, en instrumento de conocimiento general.(Martín-Pozuelo, 1996; 140) Paloma Fernández Gil, define el cuadro de clasificación como, un instrumento de consulta que refleja la organización de un fondo y que aporta los datos esenciales de su estructura. (Fernández, 1999; 88)

El cuadro o esquema de clasificación, es una herramienta para organizar, describir y vincular documentos de archivo, vincular y compartir expedientes interdisciplinarios ya sea de forma interna o externa a la procedencia. (Secretaría de Salud, 2002; 24)

Existen tres tipos de cuadros de clasificación: orgánicos, funcionales y orgánicos-funcionales, definidos según dos criterios de clasificación: con base en la organización de la institución y de acuerdo a sus funciones y actividades.

<span style="display: block; font-family: 'arial','sans-serif'; text-align: justify;"><span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">Se utiliza el criterio de clasificación, según la organización, cuando las secciones documentales de un archivo se estructuran de acuerdo con el organigrama de la institución. Este tipo de cuadro de clasificación es aconsejable cuando la estructura orgánica de la institución esta claramente definida. Es muy frecuente que, cuando queremos organizar un archivo histórico no contamos con los organigramas de la institución que generó los documentos, por lo tanto, es necesario conocer el origen y evolución de la institución que los produjo; en el caso del ayuntamiento, debemos realizar una investigación exhaustiva de la historia de la institución, como primer requisito, si queremos elaborar un cuadro de clasificación orgánico.

<span style="display: block; font-family: 'arial','sans-serif'; text-align: justify;"><span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">El cuadro de clasificación orgánico debe ser elaborado para toda la institución, ser único y servir para todo el sistema de archivos, desde la oficina de trámite hasta el archivo histórico. En el caso del ayuntamiento, no sólo se producen grandes cambios en su sistema organizativo a lo largo de su historia, sino que siempre habrá grandes cambios, por lo que, el cuadro de clasificación orgánico no es aconsejable para esta institución. (Fernández, 1999; 89)

<span style="display: block; font-family: 'arial','sans-serif'; text-align: justify;"><span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">Los cuadros de clasificación que siguen el organigrama de la institución resultan relativamente sencillos de elaborar, una vez identificadas las series documentales, porque sólo se tiene que organizar de acuerdo con las oficinas administrativas que generaron o recibieron esos documentos. Estos cuadros de clasificación con base en el organigrama institucional, son aconsejables para organismos pequeños que no tienden a crecer demasiado orgánicamente. (Fernández, 1999; 88-89)

<span style="display: block; font-family: 'arial','sans-serif'; text-align: justify;"><span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">Las desventajas para los cuadros de clasificación orgánicos son evidentes al momento de su aplicación, porque debemos modificarlo a medida que se produzcan cambios organizativos en la institución, ya sea la anexión de nuevas áreas o desaparición de éstas. Por lo tanto, un cuadro de clasificación orgánico será muy inestable, por ello su aplicación no es muy recomendable. Entre menos cambios tenga el esquema de clasificación será más eficiente al momento de su aplicación y utilidad. (Fernández, 1999; 89).

<span style="display: block; font-family: 'arial','sans-serif'; text-align: justify;"><span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">El segundo criterio de clasificación, se basa solamente en las funciones y actividades de la institución, por lo tanto, tenemos como resultado un cuadro de clasificación funcional. Paloma Fernández menciona que en el cuadro de clasificación funcional, las actividades y funciones no tienen por qué coincidir con la estructura organizativa de la institución, ya que una oficina administrativa puede desarrollar más de una función o por el contrario crearse una oficina para una sola actividad.

<span style="display: block; font-family: 'arial','sans-serif'; text-align: justify;"><span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">La autora señala que, la confección de un cuadro de clasificación funcional no siempre es tarea sencilla, porque es necesario conocer perfectamente todas las funciones y actividades de toda la institución para que el cuadro sea un instrumento duradero; además, los cuadros de clasificación se deben elaborar para todos los documentos de todos los archivos [de trámite]; y en ningún caso se deben elaborar partiendo de las oficinas, ya que el producto sería engañoso al existir en todas las oficinas documentos fotocopiados que son la plasmación de actividades de otras oficinas. (Fernández, 1999; 89)

<span style="display: block; font-family: 'arial','sans-serif'; text-align: justify;"><span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">Los cuadros de clasificación que se estructuran con base en las funciones y actividades de una institución, ofrecen una enorme ventaja a diferencia de los cuadros orgánicos; ya que las funciones de una institución no suelen cambiar con tanta frecuencia como su estructura organizacional. En el caso de los ayuntamientos se ha observado que las funciones básicas han cambiado muy poco; evidentemente se han desarrollado nuevas actividades y han desaparecido otras, pero en un cuadro funcional tanto unas como otras siempre tendrán un sitio. (Fernández, 1999; 89)

<span style="display: block; font-family: 'arial','sans-serif'; text-align: justify;"><span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">Al respecto, Rosario García menciona que un requisito indispensable para establecer un cuadro de clasificación, es que, los documentos deben responder a una estructura similar, relacionada con las funciones, las actividades desempeñadas y las áreas de actividad, basado en el principio de funcionalidad, constituyendo secciones para las diversas funciones y recogiendo en series los diferentes tipos documentales generados por cada actividad. (García R., 2000; 38)

<span style="display: block; font-family: 'arial','sans-serif'; text-align: justify;"><span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">Algunos autores agregan un tercer criterio de clasificación, el de “asuntos”; el cual bajo mi criterio no debe considerarse como un sistema de clasificación ni de ordenación, ya que los asuntos que reflejan los documentos no son justificables al momento de clasificarlos; ya que se tendrá un desorden peor al intentar clasificarlos de esta manera y lo único que lográremos, es desaparecer por completo el principio de procedencia y orden original de los documentos.

<span style="display: block; font-family: 'arial','sans-serif'; text-align: justify;"><span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">Schellenberg, hace referencia a los criterios de clasificación, al igual que Paloma Fernández, pero él los denomina: clasificación de organización y clasificación funcional. En la clasificación de organización, se debe partir de la estructura organizacional de la institución que género los documentos que conforman el fondo documental a organizar. La estructura orgánica proporciona la base para el más grande o mayor agrupamiento de los documentos. En la clasificación funcional, los grupos funcionales son las clases más grandes que normalmente deben ser establecidos por la clasificación de los registros o documentos de una dependencia; podrán establecerse las clases o clasificaciones principales más amplias de una dependencia y las secundarias sobre la base de las actividades, y de las clases más detalladas deberán comprender las unidades de expedientación individuales. (Shellenberg, 1987; 101-102)

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">Para que el cuadro de clasificación sea correcto y funcione como instrumento eficaz, según las normas de los Archivos Nacionales de Québec, deben reunir características muy importantes, por ejemplo: que esté abierto a nuevas inclusiones, que tenga pocas subdivisiones, nunca incluir un apartado de “varios”, que esté diseñado para no hacer grandes cambios en cuanto a su estructura, debe estar siempre codificado, y por último, debe incluir los documentos de apoyo a la gestión. (Fernández, 1999; 96-97)

<span style="color: #000000; display: block; font-family: 'arial','sans-serif'; text-align: justify;"><span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">Los cuadros de clasificación, deben ser simples, sencillos y flexibles; simples y sencillos para que puedan ser aplicados por cualquier persona; flexibles, para que sea posible incluir nuevas anexiones, sin que se tenga que alterar toda la estructura de clasificación. Además de considerar estas características, es importante que el cuadro de clasificación se codifique, es decir, que se asigne una clave alfanumérica, de esta manera se podrán localizar los documentos de manera más rápida en el archivo.

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">En conclusión, podemos afirmar que para elaborar del cuadro de clasificación para los archivos municipales, es necesario considerar los dos criterios de clasificación (orgánico y funcional), de está forma tendremos un cuadro orgánico-funcional, por lo tanto, éste nos ofrecerá enormes ventajas en su aplicación. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">**Agrupaciones documentales: fondo, secciones, subsecciones y series documentales.**

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">La estructura de los cuadros de clasificación se va a dar de forma jerárquica en agrupaciones documentales.

<span style="display: block; font-family: 'arial','sans-serif'; text-align: justify;"><span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">Las agrupaciones documentales se forman una vez definidos y aplicados los principios archivísticos: el principio de procedencia y el de orden original. Las principales agrupaciones que se hacen atendiendo estos principios son: fondo(s), secciones, subsecciones y series documentales. Estas jerarquizaciones responden a agrupaciones de documentos formadas naturalmente, durante el ejercicio de funciones y actividades de una institución.

<span style="display: block; font-family: 'arial','sans-serif'; text-align: justify;"><span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">José Ramón Cruz Mundet considera los siguientes niveles de clasificación en un fondo documental: la sección, que es la división primaria del fondo; la subsección, realizada en virtud de la función o funciones desarrolladas y a la vez estas se pueden subdividir cuando la función se despliega; y por último la serie documental, definida como el conjunto de documentos producidos de manera continua como resultado de una misma actividad. (Cruz, 2001; 244)

<span style="display: block; font-family: 'arial','sans-serif'; text-align: justify;"><span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">El fondo documental se conforma por la totalidad de documentos producidos y recibidos por una persona o institución, y está definido teóricamente por el principio de procedencia, porque éste señala que debemos respetar el origen natural de los documentos, por lo tanto, no debemos mezclar documentos que procedan de diferentes fondos o distintos instituciones. En caso de que exista más de un fondo documental en un mismo archivo, es necesario que cada fondo se describa, clasifique y ordene independientemente, por lo tanto, se debe realizar un cuadro de clasificación para cada uno.

<span style="display: block; font-family: 'arial','sans-serif'; text-align: justify;"><span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">Entonces, podemos definir el fondo documental como un conjunto de documentos producidos y recibidos por una institución pública o privada durante su actividad administrativa, los cuales reflejan las funciones y actividades llevadas a cabo. El fondo de archivo se divide en varias secciones documentales.

<span style="display: block; font-family: 'arial','sans-serif'; text-align: justify;"><span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">La sección documental puede definirse como el conjunto de series producidas durante el ejercicio de una función y de una o varias actividades, con el nombre o denominación de tal función. Por lo tanto, las secciones son reunidas atendiendo al origen de la documentación y responden a diversas funciones y actividades realizadas en las oficinas o departamentos que conforman a la institución u organismo.

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">Antonia Heredia, define dos tipos de secciones documentales, menciona que en razón de su origen, pueden ser orgánicas o funcionales. Las secciones orgánicas pueden coincidir con relación a las divisiones jerárquicas en cuanto a las áreas administrativas, incluso con el nombre o denominación de éstas. Las secciones funcionales, suelen ser más frecuentes en instituciones que tienen varios años de haberse originado. Este tipo de secciones, por lo tanto, van directamente relacionadas con las funciones que se llevan a cabo en las diversas áreas administrativas de la institución que se trate. (Heredia, 1993; 143)

<span style="display: block; font-family: 'arial','sans-serif'; text-align: justify;"><span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">Respecto al cuadro de clasificación y a sus subdivisiones, Antonia Heredia añade, “En el cuadro de clasificación del fondo, las secciones están identificadas ya con los órganos, ya con las funciones, productoras de documentos [...] y en cuanto que unos y otras pueden subdividirse darán luego lugar a las subsecciones” (Heredia, 1993; 143)

<span style="display: block; font-family: 'arial','sans-serif'; text-align: justify;"><span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">Es importante señalar que una función responde a una o varias actividades dentro de un organismo, y es definida como un conjunto de responsabilidades con base en una normatividad, atendiendo además, los objetivos que dieron origen a la institución u organismo. Las actividades son identificadas como el conjunto de acciones regidas por normas de procedimiento, llevadas a cabo en cada área administrativa de la institución, las cuales son plasmadas en un documento.

<span style="display: block; font-family: 'arial','sans-serif'; text-align: justify;"><span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">Otra agrupación dada dentro del fondo documental es la subsección. Las funciones de la institución son las que definen la agrupación de documentos en subsecciones, de acuerdo al número de funciones y actividades realizadas en cada área administrativa establecida en el organigrama institucional.

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">La subsección, es la división de la sección, y ésta a su vez puede dividirse en series documentales, cuando una misma función se despliega en diversas actividades. Una vez definidas las series documentales de acuerdo a las funciones y actividades, se debe conocer a que función y actividades corresponden.

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;"> Respecto a las series documentales, Antonio Á. Ruiz Rodríguez las define como, “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y regulado por una misma norma de procedimiento”. (Ruíz, 1995; 44)

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">Los documentos de archivo se constituyen uno a uno en un proceso diario en el ejercicio de una o varias actividades, estos documentos van integrando series y subseries documentales en algunos casos. Las series son el resultado de esas acciones repetitivas, determinadas por funciones específicas, y en ningún caso deben separarse, pues pierden su esencia, éstas son regularmente voluminosas, pero nunca pueden integrarse por un solo documento.

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">Para la integración de las series documentales en el cuadro de clasificación, debemos realizar una valoración de los documentos, para definir qué series debemos integrar y cuáles no en el cuadro de clasificación.

<span style="font-family: arial,helvetica,sans-serif; font-size: 16px;">En conclusión, podemos decir que la serie documental es el resultado de documentos acumulados en el desarrollo de una actividad repetitiva y seriada. Al integrar las series, no sólo debemos considerar los documentos producidos por la institución, sino también aquellos que se recibieron de otros organismos, sólo en virtud de llevar a cabo una actividad conjunta, pero, por ningún motivo podemos mezclar documentos que procedan de otros fondos.

**<span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">BIBLIOGRAFÍA **
 * <span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">Cruz Mundet, José R//.//(2001) //<span style="font-family: 'Arial','sans-serif';"> Manual de archivística, //<span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez.


 * <span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">Fernández Gil, Paloma. (1999) //<span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales, //<span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">Granada: CEMCI.


 * <span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">García Rosario, Aser. (2000) //<span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">Archivos nobiliarios: Cuadro de clasificación. //<span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">Sección nobleza del archivo histórico nacional, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, Secretaría General Técnica, Madrid: Centro de publicaciones.


 * <span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">Heredia Herrera, Antonia. (1993) //<span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">Archivística general. Teoría y práctica, //<span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">España: Diputación Provincial de Sevilla.


 * <span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">Martín-Pozuelo, Campillos M. P. (1996) //<span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">La construcción teórica en archivística: el principio de procedencia, //<span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">España: Universidad Carlos III de Madrid.


 * <span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">Ruiz Rodríguez, Antonio Á. (1995) //<span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">Manual de Archivística, //<span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">España: Síntesis.


 * <span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">Schellenberg Theodore R. (1987) //Archivos modernos.// //<span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">Principios y técnicas, //<span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">México: AGN.


 * <span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">Secretaria de Salud, (2002) //<span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">Guía para la organización y control del expediente de archivo, //<span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">México: Secretaria de Salud.

<span style="font-family: 'Arial','sans-serif';">Estudio comparativo de la aplicación de los cuadros de clasificación. (presentación power point)